Das hoch in den Bergen im Herzen der Schweiz gelegene Kempinski Palace Engelberg wird bald bereit sein, seine ersten Gäste zu begrüßen. Mit einer einzigartigen Mischung aus erfrischender Schweizer Gastfreundschaft, warmherzigen Fünf-Sterne-Luxus-Service und einer Fülle von Aktivitäten ist das Kempinski Palace Engelberg ein Ort, an dem Erinnerungen geweckt werden.

Anstellungsart: Vollzeit

Administrative Coordinator (G&E) 50%

• Kundenbetreuung & Kommunikation: Herzliche Vertretung des Hotels bei allen telefonischen, schriftlichen und persönlichen Kundenkontakten mit einer spürbaren Begeisterung für neue und bestehende Buchungen.

• Veranstaltungsplanung & Administration: Präsise Erstellung aller relevanten Unterlagen (Angebote, Verträge, Banquet Event Orders/BEOs, Änderungsformulare), um eine perfekte Durchführung der Events sicherzustellen.

• Betreuung von Events & Kleingruppen: Eigenverantwortliche Koordination kleinerer Gruppen und Veranstaltungen unter Anleitung des Cluster Director of Groups & Events gemäß internen Standards.

• Schnittstellenkompetenz: Kontinuierlicher Aufbau und Anwendung von Wissen in den Bereichen F&B, Veranstaltungstechnik und betriebliche Abläufe für eine optimale Kundenberatung.

• Informationsmanagement: Führung eines aktuellen Planungs-Portfolios sowie rechtzeitige Weitergabe aller wichtigen Kundeninformationen an die internen Schnittstellen.

• Lern- & Entwicklungsbereitschaft: Aktive Teilnahme an Einarbeitungs- und Schulungsprogrammen des Cluster Assistant Director of Groups & Events.

Personal Assistant des General Managers (50%)

• Executive Administration: Professionelle Termin- und Kalenderverwaltung des General Managers, Organisation von Meetings sowie Reiseplanung.

• Kommunikationssteuerung: Filterung und Priorisierung von E-Mails, Korrespondenz und Anrufen inklusive eigenständiger Entwurfserstellung im Namen der Hotelleitung.

• Schnittstelle zur Direktion: Zentraler Ansprechpartner für Abteilungsleiter, Corporate Offices und externe Partner.

• Reporting & Sitzungsvorbereitung: Erstellung von Präsentationen, Zusammenstellung von Abteilungsberichten und Protokollführung bei Führungskräfte-Meetings.

• Projekte & Diskretion: Abwicklung vertraulicher administrativer Sonderaufgaben im Auftrag des General Managers.

• Berufserfahrung in der Eventkoordination, der Assistenz der Geschäftsleitung oder in der gehobenen Hotellerie.

• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten (in Wort und Schrift) sowie ein gewinnendes, professionelles Auftreten.

• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, zwei unterschiedliche Aufgabenbereiche effizient zu strukturieren.

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) sowie Erfahrung mit gängigen Hotelsoftware-Systemen (z. B. Opera).

• Proaktive Arbeitsweise, hohe Lernbereitschaft und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten.

Sprachen:

Fähigkeit in einem Multilingualen Umfeld zu arbeiten:

• Deutsch – mündlich und schriftlich

• English – mündlich und schriftlich

• Weitere Sprache von Vorteil

• Leben und Arbeiten inmitten der alpinen Zentralschweiz
• Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten
• Angenehmes Arbeitsklima in einem jungen und dynamischen Team
• Internationale Karriereaussichten und Entwicklungschancen
• Herausragende Mitarbeiter-Benefits in u.a. allen Kempinski Hotels
• Reichhaltiges Speisenangebot in unserem Mitarbeiterrestaurant
• Gratis WLAN und Parkplätze